SIKLUS PEROLEHAN- FAKTUR PEMBELIAN DAN PEMBAYARAN
GAMBARAN UMUM PROSES UNTUK MENCATAT FAKTUR DAN MELAKUKAN PEMBAYARAN
- Mendokumentasikan Proses untuk Mencatat Faktur dan Melakukan Pembayaran
a. Narasi
Narasi menguraikan proses perolehan umum yang distrukturkan dengan cara tertentu untuk tujuan pengendalian internal.
b. Identifikasi Kejadian
Kita mengidentifikasi kejadian-kejadian di suatu proses sebagai langkah pertama untuk memahaminya.
| Nomor Kejadian | Kejadian | Aktivitas |
| E6 | Mencatat faktur pemasok | Petugas utang usaha menyiapkan satu batch faktur, memeriksa faktur terhadap dokumen pembelian/penerimaan, dan memasukkan batch ke dalam sistem komputer. |
| E7 | Memilih faktur yang akan dibayar | Petugas utang usaha memilih faktur-faktur yang akan dibayar berdasarkan tanggal diskon dan tanggal jatuh tempo. |
| E8 | Menyetujui pembayaran | Kontroller menyetujui cek-cek yang dipilih untuk dibayar. |
| E9 | Menyiapkan cek | Petugas utang usaha mencetak cek. |
| E10 | Menandatangani cek | Kontroller menandatangani cek. |
| E11 | Menyelesaikan pembayaran | Petugas mengirimkan cek dan memposting pembayaran. |
KEJADIAN-KEJADIAN DALAM PROSES
c. Anotasi Narasi dan Tabel Arus Kerja
Anotasi narasi sama seperti narasi awal kecuali bahwa nomor-nomornya telah ditentukan untuk urut-urutan aktivitas.
Tabel arus kerja menggunakan nomor yang sama dan menyoroti hubungan antara pelaku dan aktivitas.
d. Overview dan Detailed Activity Diagram
Diagram aktivitas menampilkan proses faktur dan pembayaran secara grafis. Diagram ini didasarkan pada materi di tabel Kejadian-kejadian dalam proses.
- Mendokumentasikan Desain Data
a. Kejadian dan tabel yang digunakan
Kita menggunakan analisis kejadian untuk mengidentifikasi kebutuhan akan tabel transaksi dan tabel induk terkait.
| Nomor Kejadian | Kejadian | Tabel Transaksi* | Tabel Induk** | Komentar |
| E6 | Mencatat faktur pemasok (dan memposting) | Faktur Transfer_Buku_Besar | Pemasok | |
| E7 | Memilih faktur untuk pembayaran | Tidak Ada | Tidak Ada | Kejadian menggunakan data faktur yang dicatat sebelumnya |
| E8 | Menyetujui pembayaran | Tidak Ada | Tidak Ada | Kejadian manual |
| E9 | Menyiapkan cek | Pembayaran | Tidak Ada | Perbaruan terjadi pada kejadian E11 |
| E10 | Menandatangani cek | Tidak Ada | Tidak Ada | |
| E11 | Menyelesaikan pembayaran (dan memposting) | Transfer_Buku_Besar | Pemasok | |
*Nama tabel transaksi di mana record ditambahkan
**Nama tabel induk yang diperbarui ketika transaksi diposting
Kejadian dan Tabel
Tabel di atas menunjukkan kejadian-kejadian pada proses yang berhubungan dengan pemrosesan faktur pemasok dan melakukan pembayaran. Nomor kejadian akan digunakan untuk menghubungkan diagram kelas UML dengan menu, layar entri data, dan tabel data.
a. Desain Data
Diagram kelas UML menunjukkan kotak-kotak yang berbeda untuk pihak yang meminta, manajer, manajer pembelian, petugas penerima, dan petugas utang usaha.Semua agen ini merupakan karyawan perusahaan, dan data mereka dapat disimpan pada satu Tabel Karyawan. Satu tabel hanya ditunjukkan pada tata letak, namun, kita tinggalkan peran karyawan tertentu pada diagram kelas untuk mengklarifikasi karyawan mana yang berhubungan dengan setiap tabel kejadian.
Tabel detail menyediakan detail buku besar tentang transaksi. Setiap tabel detail kejadian dihubungkan dengan tabel header. Contohnya: Voucher# dimasukkan pada Tabel Perincian_Faktur untuk membantu sistem menghubungkan detail dengan faktur yang benar.
Tabel kejadian dihubungkan dengan kejadian sebelumnya. Jadi, Pesanan_Pembelian# dimasukkan pada Tabel Faktur untuk membantu sistem mengidentifikasi record faktur yang sesuai untuk record pesanan pembelian dan penerimaan tertentu.
Tabel kejadian juga dihubungkan ke entitas tabel induk. Sebagai contoh, Pemasok# disimpan pada record kejadian untuk mengidentifikasi pemasok yang berhubungan dengan setiap kejadian.
- Risiko dan Pengendalian dalam Mencatat Faktur dan Melakukan Pembayaran
1). Risiko Pelaksanaan
Risiko pelaksanaan adalah risiko bahwa suatu pertukaran mungkin terjadi dengan tidak benar. Kata pelaksanaan (execution) untuk mengacu pada penerimaan aktual barang atau jasa serta pembayaran dan penanganan kas. Dua sasaran pelaksanaan untuk siklus perolehan adalah :
a. Untuk memastikan penerimaan barang/jasa yang tepat
b. Untuk memastikan pembayaran dan penanganan kas yang tepat
2). Risiko Sistem Informasi
· Risiko pencatatan umum.
Risiko pencatatan menunjukkan risiko bahwa informasi kejadian tidak ditangkap dengan akurat di dalam sistem informasi perusahaan. Biasanya, pencatatan yang tidak tepat dapat menyebabkan kesalahan dalam pelaksanaan.
· Risiko perbaruan umum.
Risiko perbaruan adalah risiko kesalahan dalam memperbarui data ringkasan pada file induk (sistem komputer) atau buku besar pembantu (sistem manual).
3). Pengendalian
4). Penggunaan Pengendalian Arus Kerja untuk Menghadapi Risiko
Pengendalian arus kerja adalah pengendalian aplikasi yang mengendalikan suatu proses yang berpindah dari satu kejadian ke kejadian berikutnya. Pengendalian arus kerja memanfaatkan hubungan antarkejadian dan memfokuskan pada tanggung jawab atas kejadian, urutan kejadian, dan arus informasi antarkejadian dalam proses bisnis.
- Pemisahan tugas sangat penting dalam menghindari pembayaran yang tidak terotorisasi.
- Urut-urutan kejadian yang diharuskan juga sangat membantu dalam mencegah pembayaran yang tidak terotorisasi. Pembelian/penerimaan harus terjadi sebelum faktur dapat dicatat. Kemudian, pengendalian di kejadian-kejadian berikutnya dapat digunakan untuk memastikan bahwa faktur adalah dari pemasok yang terotorisasi dan untuk pembelian di mana barang/jasa telah diterima.
- Penggunaan informasi dari kejadian sebelumnya untuk mengendalikan aktivitas juga dapat mencegah pembayaran yang tidak terotorisasi. Petugas utang usaha harus memeriksa record pesanan pembelian dan penerimaan sebelum mencatat faktur. Juga, kontroler menelaah faktur yang dipilih untuk pembayaran sebelum cek dicetak.
- Menindaklanjuti kejadian sehingga faktur-faktur yang menunggu akan dibayar pada waktu yang tepat. Aplikasi akuntansi distrukturkan untuk membantu pengguna memilih faktur-faktur yang tepat untuk pembayaran.
- Mencatat karyawan yang bertanggung jawab dapat mengurangi risiko pembayaran yang tidak terotorisasi karena sistem melacak siapa saja yang terlibat dalam proses pembayaran. Sebagai contoh, Karyawan# petugas utang usaha dimasukkan pada record faktur pembelian.
- Pembatasan akses ke aset dan informasi sangatlah penting, sehingga hanya karyawan yang terotorisasi saja yang dapat memperoleh akses ke sistem. Pengendalian akses seperti ini dapat mengurangi peluang seorang karyawan untuk mendapatkan akses ke sistem dan melakukan pembayaran yang tidak terotorisasi.
- Cek bernomor urut dapat digunakan untuk mempertanggungjawabkan semua cek kosong. Pengendalian ini mengurangi risiko kas dicuri atau hilang.
- Rekonsiliasi record dengan bukti fisik aset. Ketika rekening bank dengan cek yang telah ditulis dikembalikan, karyawan harus melakukan rekonsiliasi bank, yang membandingkan saldo per bank dengan saldo yang ditunjukkan di akun kas buku besar. Jika ada cek yang telah dikliring bank tidak dicatat di Tabel Pembayaran, maka karyawan harus menyelidiki masalah tersebut. Untuk alasan yang jelas, karyawan yang melakukan rekonsiliasi bank tidak boleh merupakan petugas utang usaha.
- Menu Aplikasi untuk Utang dan Pembayaran
Menu untuk Siklus Perolehan
A. Pemeliharaan
1. Pemasok
2. Persediaan
3. Karyawan
B. Pencatatan kejadian
1. Memasukkan permintaan (memilih barang dan jasa yang akan dibeli) (E3)
2. Memasukkan pesanan pembelian (E4)
3. Menerima barang (E5)
4. Memasukkan faktur pembelian (E6)
5. Memilih faktur untuk pembayaran (E7)
6. Mencetak cek ( E9)
C. Pemrosesan data
1. Posting (E6, E11)
2. Menghapus record
D. Menampilkan/mencetak laporan
Laporan kejadian
1. Laporan pesanan pembelian yang baru
2. Jurnal pembelian (E6)
3. Jurnal pembayaran kas (E11)
Daftar acuan agen dan barang/jasa
4. Daftar pemasok
5. Daftar persediaan
Laporan Ringkasan dan Perincian Status
6. Laporan pesanan pembelian yang belum terpenuhi
7. Laporan utang yang belum dibayar (E7)
8. Laporan permintaan kas (E7)
9. Buku besar perincian utang usaha
10. Buku besar ringkasan utang usaha
E. Query
1. Query kejadian
2. Query pemasok
3. Query persediaan
F. Keluar
Tidak ada komentar:
Posting Komentar